Article 1 : Définitions
1 - Comité : Le comité du club
2 - Administrateur : un membre du comité du club
3 - Membre : tout membre autre que d'honneur du club.
4 - R.I. : Rotary International.
5 - Année : période de douze mois de l'année rotarienne qui commence au 1er Juillet.
Article 2 : Comité du club
Le club est géré par un comité composé de 9 (neuf) membres, et comprend le président, le secrétaire, le trésorier et quatre membres et seront joints par le le président sortant comme vice-président et le président élu pour l'année suivante.
Article 3: Election des membres du comité et des dirigeants
3.1 Lors de la dernière réunion ordinaire du Club, un mois avant la réunion consacrée à l'élection du Comité, l'assemblée générale nomme une commission de nomination constituée par le Secrétaire et deux membres du club non-candidats au futur comité dont la mission est de s'assurer des conditions requises pour la candidature et d'organiser le scrutin.
3.2 Le délai pour la candidature au membre du comité commence au jour de la nomination de la commission de nomination et expire vingt quatre heures avant l'ouverture du scrutin et serait renouvelé d'une semaine s'il manque de candidats à certains postes. Durant ce nouveau délai, la commission essayera d'encourager les membres à se porter candidats.
3.3 L'assemblée générale se réunit durant la première moitié de décembre et élit au scrutin secret et pour tous les postes en même temps un président et un secrétaire qui tous deux entreront en fonction l'année qui suit l'année suivante, un trésorier et quatre membres qui présideront les commissions ad hoc et entreront en fonction au 1° juillet qui suit leur élection.
3.4 Toute vacance au sein du comité entrant ou parmi les dirigeants élus est pourvue par les membres du comité excepté pour le poste de président qui est remplacé par le vice-président.
3.5 (Amendement du 7/10/2008)
Le candidat au membre du comité doit avoir acquitté sa cotisation annuelle échue pour l'année en cours et avoir été membre du club un an au moins avant son élection et ayant une assiduité de cinquante pour cent au moins aux réunions du club durant l'année rotarienne qui a précédé la date de l'élection.
3.6 Le président doit aussi avoir été membre d'un précédent comité et avoir occupé le poste de secrétaire.
Article 4 : Responsabilités des dirigeants
4.1 Le Président préside les réunions du club et du comité et remplit toute autre mission lui incombant.
4.2 Le Président élu. est membre du comité et remplit toute mission que le président ou le comité lui confie.
4.3 Le Vice -Président préside les
réunions du club et du comité en cas d'absence du président et remplit toute autre mission lui incombant.
4.4 Le Secrétaire tient à jour la liste des membres ; maintient le registre des présences aux réunions ; envoie les convocations aux réunions du club, du comité et des commissions et en rédige les procès-verbaux ainsi que les rapports destinés au R.I. ,y compris :
1- au 1er janvier et au 1er juillet de chaque année, le rapport semestriel de l'effectif du club.
2- au 1er avril et au 1er octobre, celui des membres actifs admis au club depuis le dernier rapport semestriel.
3- Les modifications intervenues dans la liste des membres.
Dans les 15 jours de la dernière réunion de chaque mois il adresse au gouverneur le rapport mensuel sur le pourcentage d'assiduité aux réunions. Il perçoit et envoie le montant des abonnements à la revue officielle du R.I. Enfin, il remplit toute autre mission lui incombant.
4.5 Le Trésorier. Le trésorier a la responsabilité des fonds du club ; soumet son rapport financier annuel au club ou sur demande du comité ; remplit toute autre mission lui incombant et transmet à son successeur ou au président les comptes et biens du club en sa possession.
4.6 Le Chef du Protocole remplit toute mission pouvant lui incomber ou que lui confie le président ou le comité.
Article 5 : Les réunions
5.1 La Réunion annuelle.
La réunion annuelle du club au cours de laquelle les dirigeants et membres du comité pour l'année à venir sont élus, a lieu durant la première quinzaine du mois de décembre de chaque année.
5.2 Les réunions statutaires
(Amendement du 7/10/2008)
Les réunions statutaires du club ont lieu chaque mardi à 18 heures. Les membres doivent être avisés en temps utile de tout changement ou annulation d'un réunion.
Sont considérés comme présents les membres en règle (à l'exception des membres d'honneur et de tout membre excusé conformément à l'article 8,3 et 4 des statuts types du Rotary Club) et ayant assisté à au moins 50% des réunions qui ont précédé ou ayant compensé leur absence conformément à l'article 8 ,1&2 des statuts types.
5.3 Le quorum
Le quorum à la réunion annuelle aussi bien qu'au réunions statutaires est du tiers de l'effectif du club.
5.4 Les réunions du comité
Les réunions du comité ont lieu une fois chaque mois. Le président peut, de son chef ou à la demande de deux membres du comité, convoquer des réunions supplémentaires qui doivent être annoncées officiellement.
5.5 Le quorum du comité
Le quorum au comité est de la majorité de ses membres.
Article 6 :Droit d'admission et cotisation
6.1 Durant son étude du budget annuel, l'assemblée générale fixe le droit d'admission et la cotisation annuelle à la lumière des besoins du club en frais généraux tout en tenant compte des obligations financières du club envers le district et le R.I. et les institutions qui leur sont dépendants.
6.2 L'assemblée générale détermine le moyen de paiement et l'échéance de la cotisation annuelle. Le candidat ne peut être considéré définitivement comme membre du club avant de s'acquitter du droit d'admission et de sa cotisation échue. Le membre ne peut exercer son droit a l'élection et au vote avant d'avoir acquitté sa cotisation échue au club.
Article 7 : Modes de scrutin
Les votes se font de vive voix, sauf pour l'élection des membres du comité et des dirigeants qui se fait à bulletin secret. Le comité peut toutefois décider de soumettre une résolution à un vote à bulletin secret au lieu d'un vote de vive voix ou à main levée.
Article 8 : Quatre domaines d'action
Les quatre domaines d'action forment le cadre philosophique et pratique de l'action du club. Il s'agit de l'action intérieure, de l'action professionnelle, de l'action d'intérêt public et de l'action internationale. Les activités du club relèvent de chacun des quatre domaines d'action.
Article 9 : Les commissions
9.1 Les commissions du club sont chargées de mener à bien les objectifs annuels et à long terme du club en fonction des quatre domaines d'action.
Le président élu, le président et le président sortant travaillent ensemble afin d'assurer la continuité et la succession. Dans un souci de cohérence, il est recommandé de nommer les membres pour des mandats de trois ans. Le président élu nomme les membres de commission en fonction des postes à fournir, désigne les responsables de commission et conduit les réunions de planification avant sa prise de fonctions. Il est recommandé de confier la présidence d'une commission à un membre ayant déjà siégé à une commission.
9.2 Les commissions permanentes sont les suivantes :
• Effectif
Cette commission est chargée de développer une stratégie de recrutement et de fidélisation des membres.
• Relations publiques
Cette commission est chargée d'informer le public sur le Rotary et de faire connaître les activités et actions du club.
• Administration du club
Cette commission veille au bon fonctionnement du club.
• Actions
Cette commission planifie et monte des actions humanitaires, éducatives et professionnelles répondant aux besoins de la région et à l'étranger.
• La Fondation Rotary
Cette commission s'occupe de favoriser un soutien financier à la Fondation Rotary ainsi qu'une participation active à ses programmes.
9.3 Le président est membre de droit de toutes les commissions et jouit des mêmes privilèges que tout autre membre.
9.4 Les attributions de chaque commission sont déterminées par ce règlement ou par le président ou le comité du club. Sauf mandat spécifique du comité, aucune action n'est prise par les commissions sans approbation préalable du comité.
9.5 Chaque responsable est chargé des réunions et des activités, supervise et coordonne le travail, et rend compte des activités de la commission au comité du club.
Article 10:Rôle des commissions
Les attributions de chaque commission sont déterminées et revues par le président en début de mandat. Le président du club devra faire référence aux documents correspondants fournis par le R.I. "La commission Actions" est chargée de développer des activités dans 3 domaines d'action : l'action professionnelle, l'action d'intérêt public et l'action internationale.
Chaque commission a une mission bien définie, des objectifs précis et des plans d'action déterminés en début d'année. Le président élu doit être en mesure de présenter ses recommandations concernant les commissions durant son mandat, accompagnées d'objectifs et de plans d'action.
Article 11:Le congé
Sur demande écrite adressée au comité, et pour raison valable et suffisante, un membre peut être dispensé d'assister aux réunions de son club pendant une période déterminée.
Cette permission permet à l'absent de conserver son titre de membre, mais le club ne peut le considérer comme présent. S'il n'assiste pas à la réunion statutaire d'un autre club, le membre excusé doit être porté absent à moins d'être excusé conformément à l'article 8,3 et 4 des statuts types du Rotary club. Dans ce cas, on ne tiendra pas compte de son absence.
Article 12:Les Finances
12.1 Avant le début de chaque exercice, le comité élu établit un projet de budget indiquant les revenus prévisibles et les limités des dépenses pour les différents postes. Le projet est ensuite soumis à l'assemblée générale pour approbation, définitive.
Le budget comportera deux catégories: l'une pour le fonctionnement et l'autre pour les action de service et humanitaires.
12.2 Le trésorier dépose les fonds du club auprès d'une banque désignée par le comité.
Les fonds du club sont séparés en deux catégories distinctes : fonctionnement du club et actions du club.
12.3 Les factures sont payées par le trésorier ou tout autre responsable, sur autorisation signée par deux autres dirigeants ou membres du comité du club.
12.4 Une vérification des comptes du club est faite chaque année par un expert-comptable ou toute autre personne qualifiée.
12.5 Les dirigeants ayant à leur charge ou sous leur contrôle des fonds du club déposent une caution fixée par le comité, les frais de constitution de cette caution étant supportés par le club.
12.6 L'exercice fiscal commence le 1er juillet pour finir le 30 juin.
L'encaissement des cotisations des membres, est fait en deux semestres, l'un du 1er juillet au 31 décembre, l'autre du 1er janvier au 30 juin.
Le paiement au Rotary International de la taxe per capita et des abonnements à la revue officielle est effectué le 1er juillet et le 1er janvier de chaque année, sur la base de l'effectif du club à ces dates.
Article 13 :Admission des membres
13.1 Le nom d'un Rotariable proposé par un membre actif est soumis par écrit au comité par le secrétaire du club. Il peut s'agir d'un ancien Rotarien ou d'un membre en provenance d'un autre club. Sauf dispositions contraires, cette candidature est confidentielle.
13.2 Le comité vérifie que le candidat répond aux critères d'admission et de classification des statuts du club.
13.3 Le comité examine cette candidature dans les 30 jours de sa réception et charge le secrétaire du club d'informer le Rotarien parrainant le candidat de sa décision.
13.4 Si la décision du comité est favorable à l'admission, le nom du candidat est communiqué aux membres du club par lettre confidentielle.
13.5 Si aucune objection objectivement motivée de la part d'un membre (autre qu'honoraire) ne parvient au comité dans les sept jours suivant l'annonce du nom du candidat, ce dernier est informé des objectifs du Rotary et des prérogatives et des responsabilités du membre. Une fois qu'il s'acquitte du droit d'admission et de la cotisation telle que stipulé dans ce règlement, il devient membre du club.
Si une telle objection parvient au comité, celui-ci vote à nouveau sur ce point dans sa réunion qui suit. Si la candidature est acceptée malgré l'objection, le candidat est alors considéré membre une fois qu'il s'acquitte du droit d'admission et de la cotisation échue (à moins qu'il soit membre honoraire).
13.6 Le président organise la cérémonie d'intronisation du nouveau membre, lui remet sa carte de membre et lui fournit la documentation nécessaire.
D'autre part, le président ou le secrétaire du club transmet les coordonnées du nouveau membre au R.I. Le président lui assigne un parrain pour faciliter son intégration et le fait participer à une action ou lui confie certaines responsabilités.
13.7 Le club peut accepter, conformément aux statuts du Rotary club, toute candidature de membre honoraire soumise par le comité du club.
Article 14:Les résolutions
Aucune résolution ou motion engageant le club d'une façon quelconque ne doit être discutée par le club avant d'avoir été examinée par le comité. De telles résolutions ou motions, si elles sont présentées lors d'une réunion, doivent être transmises au comité sans être discutées
Article 15 :Ordre du jour des réunions
Ouverture de la séance
Présentation des invités
Correspondance et communiqués
Rapports des commissions
Questions en suspens
Questions diverses
Exposé ou autre programme
Clôture.
Article 16:Amendements
Le présent règlement peut être modifié au cours d'une réunion statutaire du club où le quorum est atteint, par un vote à la majorité des deux tiers des membres présents, à condition toutefois que les membres aient été avisés par écrit du projet d'amendement au moins dix jours avant la réunion. Pour être apportée au présent règlement, une modification ou addition doit être compatible avec les statuts du Rotary club et les statuts et règlement intérieur du R.I.
